Udział w seminarium jest bezpłatny
Ze względu na bardzo krótki czas trwania seminarium i brak możliwości zaprezentowania bardzo bogatych materiałów związanych z tematyką spotkania organizatorzy proponują wydanie obszernych materiałów w postaci książkowej (możliwe jest także wydanie na nośniku elektronicznym (płyta CD).Wszystkie zainteresowane i chętne osoby przedstawią poszczególne zagadnienia w formie artykułów dowolnej długości z możliwością zaprezentowania materiału ilustracyjnego (również w kolorze).
Przedstawiane w trakcie seminarium referaty jedynie odwoływać się będą do materiałów konferencyjnych przedstawiając główne zagadnienia i kierunki działań, odsyłając słuchaczy do poszczególnych szczegółowych opracowań.
Organizatorzy nie stawiają ograniczeń co do autorów poszczególnych prac ani przedstawianych w nich zagadnień. Jedynie przypominają konieczność związku z tematem seminarium.
Organizatorzy liczą na szeroki odzew zarówno ze strony duchownych jak i władz świeckich miasta i regionu oraz pracowników naukowych wszelkiego typu uczelni oraz wszystkich osób związanych z problematyką muzealnictwa i archiwizacji. Oczekują na ich czynny udział.
Przewidziana ilość uczestników w granicach 80 - 100 osób. Wśród nich: przedstawiciele władz kościelnych oraz miasta i województwa, a w szczególności księża zainteresowani omawiana tematyką, archiwiści kościelni i świeccy, przedstawiciele odpowiednich pionów z Urzędu Miasta Łodzi i Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego, pracownicy muzeów, konserwatorzy dzieł sztuki, pracownicy naukowi wyższych uczelni, przedstawiciele mediów, zaproszeni przedstawiciele z sąsiednich diecezji (głównie wchodzących w skład makroregionu łódzkiego), zainteresowani przedstawiciele miast satelickich Łodzi, seminarzyści Wyższego Seminarium Duchownego i studenci szkół wyższych.